Uma das maiores dificuldades das empresas que querem exportar ou ampliar seus negócios internacionais é prospectar clientes no exterior. Definir quais eventos e se preparar corretamente são etapas essenciais para superar este desafio. A plataforma digital “Brasil Exportação” lançou uma funcionalidade que consolidará, em um único local, o calendário de eventos de promoção comercial de exportação no Brasil e no exterior.
Tendo participado de centenas de eventos internacionais por todo o mundo, tive a oportunidade de estar envolvido em inúmeras ações de promoção de exportação, algumas extremamente bem-sucedidas e outras nem tanto. A diferença do resultado destas ações passa por dois pontos fundamentais: preparação e execução.
O ambiente de eventos internacionais, principalmente na América do Norte, Europa e Ásia, é extremamente competitivo. Fornecedores e compradores de todos os países disputam o espaço entre oferta e demanda no delicado tabuleiro do comércio internacional.
Assim como os esportes de alta performance exigem a preparação dos atletas, atuar no mercado internacional requer um planejamento detalhado. Para isso, deve-se levar em conta o ambiente no qual o evento será realizado e a concorrência, para que, no final da prova, os resultados esperados sejam obtidos. Quanto melhor sua preparação, mais proveitosa sua execução no evento.
A partir da minha experiência in loco nestes eventos internacionais, compartilho algumas sugestões para preparação, execução bem-sucedida e ações pós-evento:
1.PREPARAÇÃO
Defina seus objetivos no evento: tenha metas claras como prospectar clientes, ampliar negócios com clientes atuais, explorar novas oportunidades de mercado, pesquisar tendências, testar aceitação de novos produtos, etc.;
Pesquise sobre o evento: conheça bem o evento antes de ir, saiba o público visitante por mercado e presença de concorrência em sites especializados como:
- Trade Show Directory
- AUMA – Association of the German Trade Fair Industry
- Trade Shows 2023, 2024 and Trade Fair Dates
Programe sua logística com antecedência: escolha hotéis perto dos locais do evento ou com transporte adequado para cumprir com folga os horários requeridos pelos organizadores (evite multas!). Considere as diferenças de fuso horário, tempo de voo e conexões ao escolher seu itinerário. Verifique requisitos de viagem como vistos, vacinas e ingresso de amostras e mercadorias no país. O site iVisa.comtem orientações importantes neste sentido.
Conheça as condições de segurança e saúde no país de destino: tenha um plano de contingência para emergências. Em muitos países, o seguro saúde é obrigatório no ingresso. O site da IATA pode ser uma boa ferramenta para te auxiliar nesse planejamento.
Calcule os custos de participação: tenha uma planilha com todo o investimento para o evento, como área de feira, montagem de estande, wi-fi, equipamentos audiovisuais, atividades promocionais, intérpretes, recepcionistas, custo de viagem e transporte, hotelaria, alimentação, seguro saúde, envio de amostras e materiais promocionais. Alguns sites como Budget Your Trip podem ajudar neste levantamento de custos.
Prepare materiais de marketing e comunicação levando em consideração o “mindset” do importador:faça seus materiais orientados para o modo de pensar dos clientes e da imprensa local. Este tipo de cuidado é fundamental em eventos no Oriente Médio e na Ásia, nos quais a informação em inglês não será suficiente para captar a atenção do potencial comprador. Segue minha sugestão de conteúdo que pode ajudar sua empresa com cuidados para adaptar sua abordagem de negócios às práticas da cultura local, tanto no ocidente, como no oriente:
Monte seu time: treine a equipe que irá representar a sua empresa no evento. Prepare o time para receber bem os clientes e realizar apresentações sobre a proposta de valor da empresa e dos produtos. Caso seja necessário, contrate recepcionistas e intérpretes para dar atendimento adequado ao seu cliente no estande.
Faça contato prévio com potenciais clientes: prospecte e agende reuniões presenciais com novos clientes durante o evento. Aproveite para fazer contato também com clientes já estabelecidos.
2. EXECUÇÃO
Faça networking: inicie conversas com expositores e palestrantes e participe das atividades de socialização do evento. Identifique oportunidades de parcerias estratégicas e colaboração com outras empresas presentes.
Destaque-se no evento: esteja preparado para participar de painéis, palestras e entrevistas. Tenha boas apresentações para destacar os diferenciais da sua empresa e realize demonstrações interativas dos seus produtos e serviços no estande. Utilize as redes sociais e mantenha uma presença ativa durante o evento. Esteja atento a eventos paralelos à exibição e considere realização de patrocínio para maximizar sua exposição.
Potencialize seu tempo: utilize plataformas online de agendamento de reuniões e tenha um sistema eficaz para coletar informações qualificadas de leads. Se possível, tenha mais de uma pessoa da sua empresa no evento e seja pontual.
Ganhe conhecimento de mercado:conduza pesquisas de mercado informais, obtenha feedback sobre seus produtos e modelos de negócios, faça benchmarking, aprenda com os concorrentes e outras empresas do setor. Verifique a possibilidade de novas embalagens, novas funcionalidades para produtos e como está atuando sua concorrência. Participe de sessões educacionais para entender as últimas tendências e desafios do mercado. Tome nota dos seus aprendizados.
Foque no atendimento: lembre-se que o comprador está no evento com a missão de prospectar novos fornecedores, e se você não o atender logo, poderá não falar mais com ele.
3. PÓS-EVENTO
Acompanhe os contatos estabelecidos: faça follow-up com os clientes prospectados e saiba que para fechar o contrato é necessário manter a negociação e se colocar disponível para adequar o preço, entrega e condições solicitadas pelo cliente. Mas só prometa o que puder entregar.
Avalie o evento: analise os resultados alcançados em relação aos objetivos do evento. Considere inclusive o valor investido sobre o volume de negócios gerado e os novos clientes prospectados. Isso traz indicadores de sucesso como o Retorno sobre o Investimento (ROI) e o Custo de Aquisição de Clientes (CAC). Se os resultados não forem positivos, faça ajustes na sua estratégia conforme necessário.
Gestão do conhecimento: registre e compartilhe na empresa o aprendizado gerado com o evento. Contatos de clientes, dados do mercado e até dicas de hotel e logística serão muito úteis no desenvolver dos negócios e na participação em outras edições. Faça um balanço das lições aprendidas e leve sua empresa para um novo patamar.
Ao seguir estas providências, sua empresa estará mais bem preparada para aproveitar ao máximo a participação em um evento internacional, maximizando oportunidades de negócios e construindo relacionamentos significativos.
